L’autenticazione serve a dimostrare l’autenticità di una firma: il pubblico ufficiale dichiara che il documento è stato firmato in sua presenza dalla persona di cui ha prima verificato l’identità.
Una firma può essere autenticata da:
- un notaio
- un cancelliere
- il segretario comunale
- il dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco.
Anche l'ufficiale d'anagrafe, salvo casi speciali previsti dalla normativa, può autenticare le sottoscrizioni contenute in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
Il testo del documento deve rimanere nell'ambito previsto e non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private), nè concretizzare una procura.
L’autentica di firma è possibile per:
- dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà concernenti fatti, stati e qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti se stesso e altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banca, assicurazioni)
- istanze da presentare a privati
- deleghe per la riscossione di benefici economici da parte di terze persone (pensioni).
Le stesse dichiarazioni rivolte a Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblico servizio non richiedono più l'autentica di firma, in questo caso è possibile apporre la propria firma direttamente dinanzi all'impiegato addetto a ricevere la documentazione oppure inviarla via posta o fax con allegata la fotocopia di documento di identità valido.
Per far autenticare la propria firma occorre essere maggiorenni e presentarsi personalmente in Comune con un documento di riconoscimento valido.